ГОСТ 16487-83

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

ГОСТ 16487-83

Издание официальное

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО СТАНДАРТАМ Москва

УДК 001.4 : 65.011.56: 006.354    Группа    ТОО

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

Термины и определения

Records management and organization of archives.

Terms and definitions

гост

16487-83

Взамен ГОСТ 16487—7Q

Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 31 октября 1983 г. № 5231 срок введения установлен

с 01.01.85

Настоящий стандарт устанавливает основные термины и определения понятий, применяемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные стандартом, обязательны для применения в документации всех видов, учебной и справочной литературе.

Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин. Применение терминов—синонимов стандартизованного термина запрещается. Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в стандарте в качестве справочных и обозначены «Ндп».

Для отдельных стандартизованных терминов в стандарте приведены справочные краткие формы, которые разрешается применять в случаях, исключающих возможность их различного толкования. Установленные определения можно, при необходимости, изменять по форме изложения, не допуская нарушения границ понятий.

В стандарте приведен алфавитный указатель содержащихся в нем терминов на русском языке.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткая форма — светлым, а недопустимые синонимы — курсивом.

Издание официальное ★

Перепечатка воспрещена

Переиздание. Февраль 1987 г.

© Издательство стандартов, 1987

АЛФАВИТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ ТЕРМИНОВ

Автограф

Автор

Автор документа

Автор официального документа

Архив

Архив    46,    60,    62,

Архив ведомственный Архив государственны»

Архив личный

Архивное дело

Архивохранилище

А рхивохранилище

Бланк документа

Бланк официального документа

Выписка

Выписка архивная

Выписка из официального документа ГАФ СССР

Дело

Делопроизводство

Документ

Документ архива учетный Документ архивный Документ аудиовизуальный Документ беловой Документ графический Документ изобразительный Документ личного происхождения Документ личный Документ личный Документ машинописный Документ особо ценный Документ официальный Документ письменный Документ подлинный Документ рукописный Документ текстовой Документ унифицированный Документ управленческий Документ учетный Документ ценный Документ черновой Документирование Документооборот Дубликат

Дубликат документа

ЕГСД

Единица учета

Единица учета архивных документов

Единица хранения

Единица хранения архивных документов Использование документов Использование архивных документов Источники комплектования Источники комплектования архивов

Термин

Определение

ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ

1. Делопроизводство

2. Архивное дело

3. Документ

4.    Документирование

5.    Документная информация

Ндп. Документальная информация

6.    Автор документа

Автор

Деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами

Отрасль деятельности, охватывающая вопросы организации хранения и использования архивных документов

Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве

Создание документов

Организация или лицо, создавшие документ.

Примечание. Слово «организация» (в предметном значении) здесь и далее употребляется вместо слов «учреждение, предприятие, организация»

7.    Текст документа

Текст

8.    Текстовой документ

9.    Письменный документ

10.    Рукописный документ

11.    Машинописный документ Ндп. Рукопись

12.    Автограф

13.    Черновой документ

14. Беловой документ

15. Изобразительный документ

Речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи

Документ, содержащий речевую информацию

Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма

Письменный документ, прн создании которого знаки письма наносятся от руки

Письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся с помощью пишущей машины

Текст, написанный собственноручно

Рукописный или машинописый документ, отражающий работу автора над текстом документа

Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений

Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта или каких-либо объектов

16.    Графический документ

17.    Фотодокумент

18.    Аудиовизуальный документ

19.    Кинодокумент

20.    Фонодокумент

21.    Подлинный документ

22. Копия документа

Копия

Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени Изобразительный документ, созданный фотографическим способом Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинем атогр афическим способом

Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи Документ, сведения о времени и месте создания которого и/или об авторе, содержащиеся в самом документе или выявленные каким-либо путем, соответствуют действительности

Документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.

Примечание. Под внешними признаками понимаются признаки, характериззлющие способ фиксирования информации, носитель, физическое состояние и размер документа, элементы его правого, делопроизводственного, художественного оформления

23.    Микрофильм

24.    Личный документ

25. Документ личного происхождения

Ндп. Личный документ

По ГОСТ 13.0.002-84 Официальный документ, удостоверяющий личность человека и/или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение и могущий содержать другие сведения биографического характера

Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей

26. Официальный документ

Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке.

п_Р имечанне. Под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выпол-

нением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей

27.    Управленческий документ

28.    Автор официального документа

29.    Реквизит документа

Реквизит

30.    Оформление официального документа

31.    Бланк официального документа

Бланк документа

32.    Подлинник официального документа

Подлинник

33.    Дубликат документа

Дубликат

34.    Выписка из официального документа

Выписка

35.    Унифицированный документ

36.    Формуляр-образец документа

Формуляр-образец

Организация или должностное лицо, от которых исходит официальный документ

Элемент официального документа

Проставление необходимых реквизитов

Стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной

Первый или единственный экземпляр официального документа

Повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника

Копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке

По ГОСТ 6.10.2-83

По ГОСТ 6.10.2-83

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

37.    Документооборот

38.    Объем документооборота

39.    Регистрация документов

40.    Дело

41.    Номенклатура дел

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период Фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них

Совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку

Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

ГОСТ 16487-83 С. 5

АРХИВНОЕ ДЕЛО

Государственная архивная служба и организация документов Государственного архивного фонда СССР

Ндп. Архивохранилище

Ндп. Архив

Ндп. Документальные материалы

Архивные материалы

ГАФ СССР

ГАС

Организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации Специально оборудованное помещение архива, предназначенное для хранения архивных документов Архив, непосредственно подчиненный какому-либо органу управления архивным делом или исполкому районного (городского) Совета народных депутатов

Архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, либо являющийся структурным подразделением организации

Документ, имеющий политическое, народнохозяйственное, научное, социальнокультурное значение и на этом основании подлежащий государственному учету и приему на государственное хранение

Ценный документ, имеющий для государства непреходящее значение и незаменимый при утрате

Совокупность ценных архивных документов, являющихся собственностью Советского государства

Система государственных органов управления архивным делом и подведомственных им государственных архивов

54. Государственное хранение документов

Государственное хранение

Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое государственными архивами, а также некоторыми другими организациями, имеющими на это право

55. Ведомственное хранение документов

Ведомственное хранение

Хранение архивных документов какой-либо организацией в течение установленных сроков

56. Профиль архива

Установленная для данного архива совокупность содержательных или формальных признаков документов, в соответствии с которой определяется состав документов, подлежащим хранению в нем.

57. Сеть государственных архивов

Примечание. Под формальным признаком документа понимается способ закрепления информации на носителе

Система государственных архивов, созданная в соответствии с нх профилями, а также национально-государственным устройством и административно-территориальным делением

58.    Комплектование архива

Комплектование

59.    Источники комплектования архивов

Источники комплектования

60.    Документальный фонд Ндп. Архив

Личный архив Документальный фонд

61.    Фондообразователь

Ндп. Фондодержатель

62.    Архивный фонд Фонд

Ндп. Архив

63. Объединенный    архивный

фонд

Ндп. Архив

Групповой архивный фонд Комплексный    архивный

фонд

Систематическое пополнение архива документами, соответствующими его профилю

Организация или лица передающие документы в государственные или ведомственных архивы

Совокупность документов, образовавшихся в деятельности организации либо лица

Организация или лицо, в деятельности которых образуется документальный фонд

Учетная и классификационная единица Государственного архивного фонда СССР, представляющая собой часть документального фонда, принятую на государственное хранение, либо сформированную в архиве обособленную совокупность документов, исторически и/или логически связанных между собой

Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразова-телей

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

68.    Обеспечение сохранности документов

Обеспечение сохранности

69.    Обеспечение физической сохранности документов

Обеспечение физической сохранности

70.    Учет архивных документов

Учет документов

71.    Учетный документ архива

Учетный документ

72. Государственный учет документов ГАФ СССР

73. Централизованный государственный учет документов ГАФ СССР

Централизованный, учет

74. Карточка архивного фонда

Карточка фонда

Ндп. Фондовая карточка

Обеспечение физической сохранности документов и их учет

Создание и поддержание оптимальных условий хранения документов, осуществление их консервации, реставрации, биохимической защиты, создание и пополнение фонда пользования

Установление и фиксация в учетных документах количества архивных документов в единицах учета

Документ установленной формы, фиксирующий прием, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета и предназначенный для контроля за сохранностью архивных документов и закрепления их организации

Учет архивных документов, осуществляемый учреждениями государственной архивной службы по единым формам учетных документов

Учет количества и мест хранения документов Государственного архивного фонда СССР по документам установленной формы в Центральном фондовом каталоге Главного архивного управления при Совете Министров СССР

Учетный документ, предназначенный для государственного и централизованного учета документов Государственного архивного фонда СССР

я»

75.    Список фондов архива

Список фондов

76.    Лист архивного фонда

Лист фонда

77.    Единица хранения архивных документов

Единица хранения

Учетный документ, фиксирующий присвоение номеров архивным фондам и выбытие архивных фондов

Учетный документ, фиксирующий изменения в количестве и составе документов архивного фонда

Наименьшая единица счета количества документов, представляющая собой совокупность документов либо отдельный физически обособленный документ, имеющие самостоятельное значение

78.    Единица учета архивных до-дументов

Единица учета

79.    Проверка наличия и состояния документов

Проверка наличия

80.    Страховая копия документа

Страховая копия

81.    Страховой фонд копий документов

Страховой фонд

82.    Фонд пользования архивными документами

Фонд пользования

Принятая в архивном деле единица счета количества документов, состоящая из одной или многих взаимосвязанных единиц хранения

Установление соответствия фактического наличия единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление документов, требующих консервации, реставрации, дезинсекции, дезинфекции

Копия особо ценного документа, изготовленная на случай его утраты или повреждения

Совокупность страховых копий документов

Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа

НАУЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ АРХИВОВ

83. Система научно-справочного аппарата к документам ГАФ СССР

С НС А ГАФ СССР

84. Архивный справочник

85. Архивная опись

Опись

Совокупность взаимосвязанных учетных документов, архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, созданных на единых метрологических и научно-методических основах для обеспечения сохранности и поиска архивных документов и ретроспективной документной информации

Информационно-поисковая система, в которой поиск информации об архивных документах производится вручную Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации

86. Путеводитель по фондам архива (архивов)

Путеводитель по фондам

Архивный справочник, содержащий си* стематнзнровашый перечень характерно* тик архивных фондов или комплекса архивных документов либо краткие сведения О RHX

87. Архивный каталог

Каталог

Ндп. Картотека

88.    Каталогизация архивных документов

Каталогизация

89.    Обзор архивных документов

Обзор документов

90.    Пользование архивными документами

Пользование документами

Архивный справочник, содержащий систематизированные сведения из документов, расположенные в соответствии с принятой в нем логической или алфавитной структурой построения

Создание н обеспечение функционирования архивных каталогов

Архивный справочник, содержащий систематизированные сведения об архивных документах, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом

Прочтеяне либо просмотр и/или прослушивание архивных документов, регламентированные правилами

91.    Использование архивных документов

Использование документов

92.    Архивная справка

93. Архивная копия

94. Архивная выписка

Применеяне ни формации архивных документов в интересах государства, общества н законных интересах граждан

Официальный документ архива, содержащий сведения нз архивных документов, относящиеся к предмету запроса, с указанием адресов документов

Официальный документ архива, воспроизводящий текст архивного письменного документа либо изображение архивного графического документа с указанием их адресов

Архивная копия, воспроизводящая часть текста архивного письменного документа